2018年是学校“内涵建设年”，也是学校本科教学工作审核评估年，为更好地服务于教学、科研和管理，服务于广大师生，服务于社会，根据学校关于2018年暑假放假安排的通知（暑期时间为2018年8月1日——2018年8月29日）和档案馆相关管理规定，特将暑假期间有关查档、调档相关事宜通知如下：
一、为便于暑假期间单位或个人办理档案相关事宜，校档案馆制定了暑假值班安排表（见附件），暑假期间个人和单位若急需查阅相关档案资料，请提前一天与值班老师进行电话预约，以便提前准备调阅，办公地点：米兰(中国)原北院图书馆一楼。
1、根据《干部档案工作条例》，查阅和借阅人事档案应由本人书面提出申请，申请应注明查阅或借阅人姓名、政治面貌、查阅档原因及所要查阅档案人姓名、职务，申请需由党委组织部或人事处负责人签字加盖党委组织部或人事处公章，方可由人事档案专职管理员查阅；任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案;
2、人事档案专职管理员审验阅档人介绍信、申请书及身份证件后，在人事档案查借阅登记簿册上登记查阅人姓名后，方能将所申请查阅的档案交其查阅，查阅期间人事档案专职管理员不得离开查阅现场;
3、档案工作人员认真鉴别查档所需材料是否符合查档要求后提供人事档案查阅；
4、除评聘职称可复印年度考核表、考研可复印成绩外，一般人事档案材料不能复印。可复印的档案材料由档案管理人员到档案馆办公室复印盖章，不能复印的材料，视情况由查档单位摘抄后盖档案馆公章或由档案馆出据证明材料；
5、人事档案一般不外借，特殊情况需外借的，须办理相关外借手续，借出后必须按时归还，并经本馆工作人员检查、核对所借档案后，办理归还手续；
6、档案利用完毕后须填写利用登记表或意见建议。
三、查阅利用文书、教学、科研、基建、外事、财会等各类档案相关要求：
1、查档者需持本人证件或单位介绍信方可查阅相关档案；
2、查档者须说明利用档案的用途及具体要求；
3、档案工作人员鉴别所用档案性质和类别后，调卷、提供相关档案资料；
4、查档者在档案阅览室查阅，如须复印，由档案工作人员提供复印并盖章；
5、档案利用完毕后须填写利用登记表或意见建议；
6、查档人员必须携带本人毕业证或身份证进行查阅，凡委托他人代查有关个人档案(学籍、成绩和招生录取名册等)，须提供书面委托书、毕业证书复印件及被委托人的身份证复印件。
2018年应届本专科毕业生档案已全部整理归档完毕，青海本省生源毕业生档案已按规定全部移交青海省人才交流中心统一管理。凡2018届本专科毕业生考取研究生或有正式工作的、急需调档的，省外毕业生须携带调档函或第三方协议书，如委托他人代办的，委托人须携带本人有效身份证件、调档人的调档函原件、调档人身份证复印件、调档人写给委托人并压指印的委托书，方可调档。省内毕业生一律请携带调档函和身份证前往青海省人才交流中心调档。（地址：西山一巷5号，联系电话：6114301）
1、须持有人事处领导签字并盖章的《调档通知》；
2、须转档人员要在转档单上留下收档单位的具体地址、
邮编及本人的联系电话；
3、人事档案转递不能个人携带，只能通过机要转递或
由收档单位从事组织人事工作、人事档案工作的人员签收携带。
1、按照《中华人民共和国档案法》和《高等学校档案管理办法》的有关规定，加盖学校档案馆盖章的档案复制品和原件具有同等效力；
2、按照相关规定，档案馆一律不受理电话查档和电话委托查档；
3、值班人员要认真履行值班职责，做好值班记录；接待利用者要做到热情服务、态度和蔼，接听电话要用语规范、礼貌待人；
4、值班人员对本人值班期间档案馆的安全负主责，严格落实档案工作各项安全制度，确保服务利用过程中，档案不丢失、不损坏、不泄密，重要服务事项本人无法处理的应立即向档案馆馆长报告。值班期间值班人员须注意检查档案库房和办公区域安全状态，特别注意防火、防盗，发现安全事故苗头应立即处理，本人无法处理应立即向档案馆馆长报告，紧急情况可向学校保卫处110报警，并做好问题处理相关记录；
5、值班期间，若确有重要事项须由馆内其他非值班人员来馆办理的，若无特殊情况，相关人员应在接到馆长或值班人员通知后尽快来馆；
6、暑假期间档案馆全体教师无论值班与否都必须保持手机通信畅通，确保紧急事务能够得到及时妥善处理。
附件：米兰(中国)档案馆2018年暑假值班人员安排
注：1.按照《档案法》和《高等学校档案管理办法》的有关规定，加盖学校档案馆盖章的档案复制品和原件具有同等效力。
2.按照相关规定,档案馆一律不受理电话查档和电话委托查档。
